Privacy policy

  1. Mae Idox Software Limited yn darparu gwasanaethau a meddalwedd i awdurdodau lleol yn y Deyrnas Unedig.
  2. Mae'r wefan hon yn rhan o wasanaeth i alluogi'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ym mhob Swyddfa Cofrestru Etholiadol i gyflawni eu gofyniad cyfreithiol i geisio ymateb gan eiddo preswyl yn eu hardal, er mwyn pennu pa breswylwyr sy'n gymwys i gofrestru i bleidleisio.
  3. Bydd Idox yn trosglwyddo'r data a gesglir ar y wefan hon i'r Swyddfa Cofrestru Etholiadol berthnasol er mwyn caniatáu iddynt gyflawni eu gofyniad cyfreithiol. Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’r data a gesglir at ddibenion ystadegol, i anfon gohebiaeth yn ymwneud â’r defnydd o’r wefan, ac i fonitro a gwella perfformiad y gwasanaeth. Ni fyddwn yn defnyddio data personol o’r gwasanaeth hwn at unrhyw ddiben arall.
  4. Byddwn yn gofalu am wybodaeth bersonol yn ddiogel yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol amdanoch chi nac unrhyw wybodaeth bersonol y gallech chi ei darparu am bobl eraill i unrhyw un arall nac i sefydliad arall oni bai bod yn rhaid gwneud hynny yn ôl y gyfraith.
  5. Y sail gyfreithlon i gasglu’r wybodaeth yn y ffurflen hon yw ei bod yn angenrheidiol er mwyn perfformio tasg a gyflawnir er lles y cyhoedd ac wrth ymarfer awdurdod swyddogol a roddwyd i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol fel y nodwyd yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 a’r rheoliadau cysylltiedig.

  6. Mae rhai neu bob un o’r canlynol yn fathau o ddata a gesglir drwy’r wefan hon -

    1. cyfenw, enw cyntaf
    2. cyfeiriad personol
    3. cyfeiriad e-bost personol
    4. rhif ffôn personol
    5. dyddiad geni
    6. cenedligrwydd
    7. cod adnabod ar gyfer cysylltiad (gair mewngofnodi, cyfrinair, ac ati)
    8. Cod adnabod dyfeisiau (cyfeiriad IP, ac ati)
    9. gwybodaeth nodi amser (logiau ac ati)
    10. Rhif Yswiriant Gwladol
    11. Tras hiliol neu ethnig (arolwg dewisol)
  7. Mae data personol yn cael ei ddileu o fewn dau fis i ddiwedd y gwasanaeth bob blwyddyn. Mae cau'r gwasanaeth yn ymwneud â'r amser y mae'r Swyddfa Cofrestru Etholiadol berthnasol wedi ein cynghori i beidio â derbyn unrhyw ymatebion pellach drwy'r gwasanaeth.
  8. Mae Idox yn gweithredu fel y Prosesydd Data ar ran y Swyddog Cofrestru Etholiadol (sef y Rheolydd Data) ym mhob Swyddfa Cofrestru Etholiadol berthnasol, ac mae'r data a gesglir yn ystod y Canfas gan wefan elecreg.co.uk yn cael ei drosglwyddo iddynt. Cysylltwch â'ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol leol berthnasol os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach. Os nad ydych yn siŵr sut i gysylltu â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol leol, cyfeiriwch at wefan GOV.UK: https://www.gov.uk/contact-electoral-registration-office. Os hoffech gysylltu â ni yn benodol ynglŷn â storio data personol, cysylltwch â ni drwy e-bost yn: privacy@idoxgroup.com, drwy ein ffonio ar +44 333 011 1671, neu drwy ysgrifennu at y Data Protection Officer, Idox Software, Unit 5, Woking 8, Forsyth Road, Woking, Surrey GU21 5SB.
  9. Bydd Idox yn caniatáu i staff sydd wedi ei hyfforddi yn unig i brosesu data a bydd yn sicrhau y cedwir y data mewn amgylchedd diogel.
  10. NI fydd Idox yn defnyddio isgontractwyr wrth brosesu data.

Idox Data Protection Officer
Idox, Unit 5, Woking 8, Forsyth Road, Woking, Surrey, GU21 5SB.
privacy@idoxgroup.com

© Idox plc